Как електронното ви писмо да бъде по-убедително?

11 изпитани начина да направите това !

Във всяка дейност, била тя и електронен бизнес или презентиране, при изпращането на електронно съобщение или писмо е необходимо да бъдете убедителни.

Сигурен съм, че в ежедневието си получавате множество писма, които предизвикват у вас всевъзможна реакция. При посещението на различни сайтове - ситуацията е аналогична. Вие или сте се стремили да отговорите незабавно, или сте изпитвали необходимост от допълнителна информация, а в не малко ситуации не само сте изпитвали нежелание да отговорите, даже да прегледате или прочетете нещо...

Да предположим, че информацията, която предлагате не предизвиква подобни отрицателни реакции, а напротив, тя е интересна, полезна и необходима на хората. Нека разгледаме начините, с които може да се постигне всичко това.

1. Съставете план

Переди да напишете нещо ще ви бъде несъмнено от полза, ако си направите някакъв предварителен план. В него трябва да си отговорите на няколко важни въпроса:

• каква е целта на този текст?
• кой е читателят ви и какво трябва да знае?
• какви обстоятелства могат да привлекат неговото внимание?
• каква допълнителна информация ви е необходима, за да започнете да пишете?
• спомнете си ваши или чужди писма, написани по аналогичен повод.

2. Колкото се може по-често използвайте обръщението «на вас»

На читателя му е по-интересно да чете за себе си отколкото за вас - автора. Затова се обръщайте към него винаги, когато това ви е възможно. Например, вместо да напишете «Нашата нова козметика е нужна на потребителите. В момента има отстъпки», напишите «Вие ще изглеждате превъзходно с нашата козметика и ще икономисате пари».

3. Пишете позитивно

Като правило по-приемливи за слуха и очите на клиентите са понятията с положително, а не с отрицателно съдържание. Например «Аз не възразявам срещу новата длъжност», звучи неуверено, а «Аз ще приема назначението», предполагам ще се съгласите, че звучи много по-твърдо и убедително.

4. Използвайте ярки и запомнящи се изрази

Създайте в съзнанието на клиента своеобразна картина. Използването на ярки и запомнящи се изрази прави вашия изказ кратък, ясен, специфичен и компактен.

5. Привличайте вниманието на читателя още с първия абзац

Читателят винаги оценява текста по първия абзац. Даже в редица от случаите, това е единственото, което той прочита. Затова старайте се бързо да разкривате основната тема, при това кратко, отговаряйки на основните въпроси «кой, какво, къде, кога, защо и как».

6. Изложете добрите новости в началото на писмото

Не оставяйте читателят да гадае, кога вие ще споделите с него добрите новини. Даже и структурата на изложението да не позволява това да бъде направено още в началото на абзаца, деликатно подскажете на клиентите ви, къде по-късно могат да прочетат за тях.

7. Задържайте лошите новини до края на писмото

Да, лошото трябва да се «остави» за края. Отлагайки лошите новини, вие оставяте емоционално пространство за читателите, за да могат да предвидят и се подготвят за евентуалното неприятно съобщение.

8. Убеждавайте вашите читатели с факти

• Привеждайте специфични примери;
• посочвайте неогласявани факти;
• позовавайте се на официалната статистика или препоръките на експерти;
• представете официално заключение;
• направете сравнение с факти, които читателят вече знае.

9. Завършете писмото с предложение за действия, които очаквано трябва да бъдат предприети

Ако вие искате читателят да направи нещо конкретно, ако вие предполагате, че той трябва да направи нещо, ясно го заявете в последния абзац. Не се въртете около темата, не предлагайте действие в средата на писмото, където най-вероятно няма да обърнат достатйчно внимание.

10. Изключите излишните думи

Това ще постигнете, ако направите сериозна редакция (нали за това в изданията работят не малко редактори). Не си спестявайте труда да прочетете вече написаното (основно пристигащите писма са такива..., недочетени). Внимателно преглеждайки черновата, даже след ден или два, отбележете тези думи, които могат да бъдат премахнати, без да променят при това структурата и съдържанието на текста.

11. Подпишете се със синьо

Ако писмото ви е традиционно с черен шрифт, вашият подпис ще изпъкне и ще подчертае индивидуалността ви.